10 dicas para um escritório sem papel

A principal fonte de informação para muitos escritórios ainda continua sendo o papel. Mesmo com a alta tecnologia, alguns ambientes de trabalho resistem em se modernizar e preferem ao arquivamento em papel em relação ao digital.

Em alguns casos, como escritórios do governo, de contabilidade e de advocacia, os papéis ainda possuem muito valor, e não podem simplesmente ser substituídos por arquivos digitais. A burocracia brasileira ainda exige muitos documentos em forma de papel, o que torna mais difícil o objetivo de se criar um armazenamento totalmente digital.

Nesses casos não é possível criar um escritório totalmente digital, mas podemos reduzir bastante a papelada do dia a dia. A organização dos papéis em arquivos digitais facilita e muito a pesquisa, edição, leitura e o envio de documentos.

A seguir, listamos 10 dicas importantes para se criar um escritório sem papel:

1 – A digitalização de documentos é o meio mais importante para se armazenar seus documentos em arquivos digitais. O gerenciamento eletrônico de documentos é o processo mais rápido e eficaz de armazenar e compartilhar informações. Entre as vantagens da digitalização de documentos temos a diminuição de espaço utilizado com os papéis, a segurança contra perda de documentos, o controle de acesso, a rapidez no acesso a informação, entre outros.

2 – Guarde um backup extra de seus documentos nos serviços em nuvem. Existem várias opções gratuitas, algumas com tamanho máximo de até 15GB. São ferramentas fáceis de usar e ajudam bastante no armazenamento e compartilhamento de arquivos.

3 – Utilize sempre o meio digital para pagamentos de contas e boletos. Todos os bancos possuem métodos para consultas de saldo e extrato, transferências, pagamentos e até recarga de celular online. Sempre peça os comprovantes digitais de suas operações e guarde de uma maneira segura.

4 – Opte por criar formulários digitais ao invés de fax. Existem ferramentas gratuitas na internet, como o PDF Escape que permitem a criação de formulários em PDF. Além disso, alguns serviços pagos como Acrobat XI oferecem uma versão mais sofisticada de criação de formulários.

5 – Em trabalhos no computador onde são muitas as janelas abertas, um segundo monitor pode te ajudar. Muitas vezes imprimimos folhas apenas para auxiliar a execução das tarefas, o que seria bem mais simples com a inclusão de um segundo monitor.

6 – Economize na utilização de sua assinatura, evite assinar documentos internos e formalize seus documentos por e-mail. Existem alguns serviços online para assinaturas digitais, um exemplo é o Digisigner que oferece um método gratuito de assinar digitalmente seus documentos.

7 – Utilize as ferramentas online disponíveis para aumentar sua produtividade. O Trello é um ótimo serviço para gerenciar tarefas, tanto individuais como em grupo. Se você gosta de anotar e arquivar suas ideias ou pensamentos, seja em fotos ou em texto, o Evernote é ideal para seu dia a dia.

8 – Utilize agendas e calendários digitais. Utilize serviços como o Microsoft Outlook ou o Google Agenda para marcar seus compromissos. Além disso, existem versões para dispositivos móveis, tornando bem acessível o controle de seus compromissos.

9 – Imprima somente o necessário. Escolha a impressora ideal para seu escritório e sempre utilize a funcionalidade duplex quando disponível (impressão dos dois lados da folha).

10 – Evite utilização de papéis com seus clientes ou fornecedores. Utilize sempre o e-mail e gerencie suas transações pela internet. Quanto menos papéis você enviar para alguém, com certeza menos papéis serão recebidos.

Conclusão

Reduzir o uso de papel requer consciência e um esforço extra de todos funcionários do escritório. Estas são apenas algumas dicas, mas a criação de um ambiente de trabalho digital é um processo contínuo que só pode ser alcançado através da prática da digitalização de documentos.

O papel não será totalmente substituído pois ainda somos dependentes dele para muitas tarefas, mas podemos diminuir bem sua utilização. O resultado será menos tempo perdido com burocracia e mais produtividade no trabalho.

Fonte: http://netscandigital.com/blog/10-dicas-para-um-escritorio-sem-papel/